Le déclic : repartir d'une feuille blanche (ou presque)

Le point de bascule a eu lieu durant un été. Notre outil de reporting existant commençait à devenir vieillissant et avec l'arrivée de nouvelles technologies plus performantes, on a pensé qu'on pouvait optimiser. J'ai donc décidé de me lancer dans un "Proof of Concept" (POC). L'objectif : reconstruire notre outil de reporting sur Metabase, une plateforme de Business Intelligence open-source et gratuite, pour démontrer son potentiel. L'idée n'était pas de tout révolutionner d'un coup, mais de prouver qu'une alternative plus moderne et flexible était possible.
Ce premier projet a été un succès. Depuis, la solution a énormément évolué pour devenir le système nerveux central de notre gestion de projet.

La "stack" idéale : nos outils de prédilection

Le secret ne réside pas dans un seul outil magique, mais dans un écosystème où chaque composant excelle dans son domaine et communique parfaitement avec les autres.

• Redmine : notre cœur opérationnel pour la gestion des projets et la saisie des temps.

• Napta : notre tour de contrôle pour la planification des équipes.

• Metabase : nos yeux. C'est ici que nous transformons les données brutes en dashboards visuels et intelligibles.

• Slack : notre canal de communication, où l'information clé nous est livrée automatiquement.

• n8n : et enfin, le chef d'orchestre. n8n est une plateforme d'automatisation qui crée les ponts entre tous nos outils. C'est la colle qui lie l'ensemble.

L'automatisation en action : des résultats concrets

Parler d'outils c'est bien, mais voir ce qu'ils accomplissent, c'est mieux.

La fin des tâches manuelles répétitives

Le suivi des heures ou la gestion des congés sont des tâches essentielles mais chronophages dans la gestion de projet.

Le Workflow : Aujourd'hui, tout est automatique. Chaque semaine, un scénario analyse les temps saisis, identifie les heures manquantes et envoie un rappel personnalisé sur Slack. Les demandes de congés validés sont, elles, automatiquement créées dans notre outil de planning (Napta).

Le Résultat : L'impact est direct. Nous estimons un gain de 1 à 2 heures de travail par semaine pour nos équipes support. Ce temps est désormais consacré à des missions à plus forte valeur ajoutée.

Des données accessibles pour un pilotage affiné

Au-delà du gain de temps, c'est notre capacité de pilotage qui a été transformée.

Le Workflow : Avec nos dashboards (Metabase), nous suivons en temps réel la performance actuelle et projetée de chaque projet. Une simple commande sur Slack peut nous remonter des indicateurs précis, comme la liste des projets à surveiller.

Le Résultat : Fini la navigation à vue. Nous avons une vision claire et partagée, ce qui nous permet d'être proactifs et de garantir la bonne conduite de nos missions.

Pourquoi cette approche est un "game changer" pour nous

• Une maîtrise totale : Nous ne sommes plus dépendants d'une solution rigide ou d'un petit groupe de personnes. L'outil nous appartient, nous le façonnons selon nos besoins.
• L'autonomie des profils "non-techniques" : Je ne suis pas développeur. Pourtant, j'ai pu concevoir et mettre en œuvre ce système. C'est la preuve que la puissance de l'automatisation est aujourd'hui accessible à tous.
• Une agilité retrouvée : Une demande d'évolution ? Je peux la traiter moi-même en quelques minutes. Fini les délais d'attente frustrants. Nous nous adaptons en temps réel.
• Un modèle économique vertueux : La plupart de ces outils sont open-source et auto-hébergés. Le coût est maîtrisé et n'explose pas à mesure que l'équipe grandit.

Et demain ? Le reporting évolue encore

 Cette fondation solide nous ouvre des perspectives passionnantes. Voici nos prochaines étapes :

• Un portail pour nos clients : Faire évoluer notre outil de reporting pour permettre à nos clients de suivre en direct les KPIs de leurs projets de Tierce Maintenance Applicative (TMA).
• Des alertes proactives : Configurer des alertes qui remontent automatiquement sur Slack lorsqu'un indicateur de projet passe dans le rouge.
• Des dashboards pour les équipes : Créer des vues dédiées pour nos Leads Développeurs afin de les aider à piloter leur temp et de les responsabiliser encore davantage sur la santé de leurs projets.

En conclusion...

Arrêter de chercher l'outil parfait pour se concentrer sur la construction d'un système qui fonctionne pour nous a permis un de gagner en efficacité.
C'était un investissement en temps au départ, mais qui a été largement rentabilisé par la puissance, la flexibilité et l'appropriation que l'on en retire au quotidien.

Et je ne vous parle pas encore d'IA...

Si vous avez besoin d'automatiser certaines tâches ou d'optimiser vos process internes, on peut vous aider. Si vous voulez aller encore plus loin et que vous avez besoin d'outils métiers, n'hésitez pas à nous contacter pour en discuter. Chez ACSEO, on construit aussi des logiciels, des applications métiers sur-mesure et même des ERP très puissants pour nos clients. Pour voir quelques études de cas, vous pouvez visiter notre page réalisations.