Axeam : l’outil qui pilote l’activité d’AXIOLIS de la proposition commerciale à la facturation

AXIOLIS exerce des missions de maîtrise d’œuvre, de bureau d’études structure et de diagnostic sur le bâti existant. Face à la croissance de son activité, l’entreprise avait besoin d’un outil unique pour remplacer des processus dispersés entre fichiers, échanges manuels et doubles saisies.

Depuis 2023, les équipes ACSEO accompagnent AXIOLIS dans la conception, le développement et l’évolution continue d’Axeam, leur portail interne dédié. Pensé comme une application métier sur mesure, l’outil centralise aujourd’hui l’ensemble des besoins à travers 1 seul portail pour 6 fonctionnalités majeures : devis, affaires, planning, opérations terrain, facturation et administration.

Un outil pensé avec les équipes terrain

Dès le cadrage du projet, l’objectif était clair : concevoir un outil métier capable de structurer l’organisation interne d’AXIOLIS, tout en restant parfaitement adapté aux usages quotidiens des équipes.

Le projet s’est construit en étroite collaboration avec les commerciaux, les pilotes d’affaires, les planificateurs et la direction. Chaque module répond à un besoin métier concret : rédiger un devis, le faire valider, le transformer en affaire, organiser les interventions, suivre l’avancement opérationnel et fluidifier la facturation.

L’interface a été pensée pour être simple à prendre en main, en français, avec des droits différenciés selon le rôle de chacun. Les utilisateurs accèdent ainsi aux informations et fonctionnalités utiles à leur activité, dans un environnement commun à l’ensemble des entités du groupe.

Cette approche sur mesure permet à AXIOLIS de disposer d’un outil aligné avec son organisation réelle, plutôt que de devoir adapter ses processus à une solution standard du marché.

Du devis à la commande : un parcours fluide et traçable

Pour garantir un suivi optimal, le circuit commercial intègre désormais 9 étapes tracées sur chaque devis (du brouillon à la commande).

Les équipes peuvent créer un devis en brouillon, l’ajuster, le faire vérifier par un contrôleur, l’envoyer au client, puis suivre le gain ou la perte de l’affaire. Lorsque le devis est accepté, il peut ensuite être transformé en commande, sans rupture dans le parcours ni double saisie inutile.

Les devis intègrent des tableaux de chiffrage, des conditions de facturation, des pièces jointes et une génération automatique de documents PDF conformes aux conditions générales d’AXIOLIS. Des modèles de devis permettent également de gagner du temps sur les prestations récurrentes et d’homogénéiser les pratiques commerciales.

La gestion des affaires prend ensuite le relais. Chaque affaire est rattachée à une agence, un pilote, un client et une entité du groupe. Les équipes disposent d’une vision claire des montants commandés, facturés et encaissés grâce à des indicateurs graphiques lisibles.

L’outil devient ainsi un véritable fil conducteur entre la proposition commerciale, la production et le suivi financier.

Un outil de planification sur mesure

Au-delà de la gestion commerciale, Axeam accompagne les équipes dans l’organisation opérationnelle des missions.

Le module de planning permet de visualiser et d’organiser les interventions sur un calendrier partagé. Les événements peuvent être ponctuels ou récurrents — quotidiens, hebdomadaires ou mensuels — et sont synchronisés avec l’agenda Microsoft des collaborateurs.

Les opérations à réaliser sur le terrain suivent leur propre cycle de vie : à planifier, planifiée, réalisée, à facturer, facturée. Cette logique de statuts permet aux équipes de mieux suivre l’avancement réel des missions et d’identifier rapidement les actions à mener.

Le suivi de facturation donne également une vision transversale des opérations prêtes à être facturées. L’objectif : ne rien oublier, limiter les échanges manuels et fluidifier le passage vers la comptabilité.

Une application connectée à l’écosystème existant

Axeam n’a pas été pensé comme un outil isolé. L’un des enjeux majeurs du projet était de créer une interface centrale, capable de s’intégrer aux solutions déjà utilisées par AXIOLIS.

L’application se connecte notamment à Microsoft pour l’authentification des collaborateurs et la synchronisation des agendas. Elle est également reliée au logiciel de gestion Fitnet pour les clients payeurs, les commandes et les factures, afin d’éviter les doubles saisies et de fiabiliser la circulation des données.

L’outil intègre aussi une aide à la saisie des adresses à partir de données officielles, avec un affichage cartographique directement disponible sur les devis.

Enfin, un espace d’administration permet aux équipes habilitées de paramétrer les agences, les équipes, les métiers, les catalogues d’opérations et certains contenus personnalisables. Cette souplesse donne à AXIOLIS davantage d’autonomie dans l’évolution quotidienne de son outil.

Des évolutions continues au service de l’activité

Le projet ne s’est pas arrêté à la première mise en production. Depuis 2023, les équipes ACSEO poursuivent l’accompagnement d’AXIOLIS dans une logique d’amélioration continue.

De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées ou optimisées : événements récurrents sur le planning, amélioration de la synchronisation des factures, tableaux de bord enrichis, sécurisation des dépôts de fichiers, ajustements des parcours et évolutions des règles métier.

Cette démarche permet à Axeam d’évoluer au rythme de l’activité d’AXIOLIS. L’application reste ainsi alignée avec les besoins terrain, les retours utilisateurs et les nouveaux enjeux d’organisation du groupe.

Conclusion

AXIOLIS disposait de processus épars et d’outils qui ne communiquaient pas toujours entre eux. Avec Axeam, l’entreprise bénéficie désormais d’un portail unique qui couvre l’intégralité de son cycle d’activité : devis, affaires, planification, opérations terrain et facturation.

Le projet illustre la capacité d’ACSEO à concevoir des outils métier sur mesure, connectés à l’écosystème existant du client et évolutifs dans la durée. En partant des usages concrets des équipes, Axeam permet à AXIOLIS de gagner en visibilité, en fluidité et en fiabilité dans le pilotage de son activité.

Si vous souhaitez créer un outil métier sur mesure, connecter vos logiciels existants ou structurer vos processus internes dans une interface unique, n’hésitez pas à nous contacter.